*

Amos Ahola Kohtuus kaikessa, kohtuudessakin.

Kadonneista läppäreistä ja kustannuspaikoista

  • Kesäharjoittelijat eivät saaneet omaa konetta
    Kesäharjoittelijat eivät saaneet omaa konetta

Espoon kaupungilta on hukassa 10 000 läppäriä, ja tämä tullee maksamaan kaupungille miljoonia euroja. Olen aikoinaan työkseni etsinyt kadonneita läppäreita, ja silloiseen benchmarkattuna 10 000 hukattua konetta verrattuna organisaation käytössä olevaan lukuun 25 000 on kiitettävä suoritus.

Muutaman tärpin voin antaa, osaa tietokoneista ette luultavasti ikinä saaneetkaan, osa löytyy kaapeista ja laatikoista, osaa ette löydä koskaan ja osan olette toimittajalle palauttaneet, mutta toimittajan prosessin mukaan näin ei ole. Rikoksesta mitä luultavimmin ei ole kyse, sillä siitä jäisi mitä todennäköisemmin kiinni.

Toisin kuin äkkiseltään luulisi, vähänkään isomman organisaation läppärikirjanpito ei ole triviaalia, sillä kyseiset vehkeet ovat nimensä mukaisesti kannettavia tietokoneita, jotka leasingsopimuksessa vaihdetaan uuteen yleensä noin kolmen vuoden välein - tai ainakin uusi tilataan, vanhan palauttaminen voi olla niin ja näin, joka tilaajan tai toimittajan päässä.

Vaikka organisaation verkkoa skannaamalla ja hyvällä "IT asset managementilla" päästään pitkälle, ainoa tietämäni hopealuoti ongelmaan on puolustusvoimista tuttu malli, jossa omaisuus kuitataan henkilökohtaiseen käyttöön, ja jos esineen hukkaa, niin sen joutuu maksamaan. Jos tämä on liian radikaalia, niin kaupungin tapauksessa hukatusta tietokoneesta voitaisiin pakotettaa tekemään häviämisilmoitus ennen uuden koneen luovuttamista, ja kaupunki maksaisi hävinneestä leasingyhtiölle aiheutuvat kulut kertalaakina, ilman että 10 000 tietokonetta jää kummittelemaan listoille leasingkulujen mitä luultavimmin edelleen juostessa.

Kuitenkin, tämän kirjoituksen pääpointti ei ole ratkoa vain kadonneiden läppäreiden ongelmaa - oppirahansa maksaneena Espoon kaupunki tulee hukkaamaan vastaisuudessa huomattavasti vähemmän läppäreitä, ja mitä luultavimmin muidenkin kaupunkien IT osastot käyvät kirjanpitonsa läpi - hatunnosto niille jotka selviävät alle prosentin hävikillä. Tsekatkaa toki myös sopimukset läpi josko osa hävikistä menisi toimittajan piikkiin, se on täysin mahdollista jos he ovat hukanneet palautetut koneet.

Kirjoitukseni pääpointti on kustannuspaikan käsite - joka Taloussanomien taloussanakirjan mukaan määritellään näin:

"Kustannuslaskennassa pienin tulos- tai toimintayksikkö, esim. osasto, kone, erikoistoiminto tai vastuualue, jonka kustannukset selvitetään erikseen."

Kustannustietoisessa organisaatiossa jokainen kustannuspaikka on jonkun omistama, ja jokainen kustannuspaikanomistaja tietää jokaisen sille kirjattavan laskun, ja vastaa henkilökohtaisesti (päänahallaan) siitä, että hankinta on laadultaan (sait mitä tilasit), toimitukseltaan (sait milloin halusit) ja kustannuksiltaan (sait kilpailukykyiseen hintaan) hyvä. Optimitilanteessa omistajalla on myös vapaus kilpailuttaa halutessaan ostonsa ja tilata palvelut joltakin muulta toimittajalta.

Kustannustietoisuuden hyvä puoli on siinä, että jos ja kun rahoitusjohtajalta tai muulta vastaavalta tulee terveiset, että näin ja näin monta prosenttia pois ensi vuodelle, niin kustannustietoinen tietää mikä on hänen työkalupakkinsa tämän tavoitteen saavuttamiseen.

Espoon tapauksessa on puuttunut joko kustannustietoisuus tai henkilökohtainen vastuu, tai mitä luultavimmin molemmat.

Uskon kuitenkin, että kustannuspaikat ovat kaupungeillakin käytössä, joten ratkaisu on melko helppo - nimetkää niille omistajat, antakaa mandaatti toimia kuten parhaaksi näette ja ensimmäiseksi tehtäväksi ottaa 10% kuluista pois.

Jos tavoitteeseen ei riittävän hyvin päästä, tai kulut lähtevät organisaation toimintakunnon kannalta vääristä paikoista, niin ongelma on ratkaistavissa ensi vuonna kustannuspaikanomistajaa vaihtamalla.

Piditkö tästä kirjoituksesta? Näytä se!

5Suosittele

5 käyttäjää suosittelee tätä kirjoitusta. - Näytä suosittelijat

NäytäPiilota kommentit (7 kommenttia)

Käyttäjän topira kuva
Topi Rantakivi

Olen samaa mieltä. Espoossa taitaa olla liikaa osastoja, että lopulta ei tiedetä minne ne tiedot menevät ja mistä ne löydetään.

Yhdistystoiminnassa on yksinkertaisempi tapa: Jos halutaan lainata mitä tahansa yhdistyksen omaa, ne kirjataan aina ylös asiakirjoihin ja tarvittaessa voidaan vilkaista. Ilman kuittausta ei mikään lähde mihinkään.

Siinä olisi karsimisen paikka eli uudelleenjärjestellään organisaatio yksinkertaisemmaksi ja selvemmäksi.

Käyttäjän pii3719 kuva
Pertti Ikonen

Aikoinaan eräs tietokonetekniikan koulutusfirman luennoitsija kertoi saaneensa perin oudon tehtävän. Nimittäin verottajalta oli kadonnut tietokone joka kuitenkin sitä pingatessa vastasi verkossa. Verottaja lopulta paljasti, että he eivät tiedä missä tietokone fyysisesti sijaitsee.

No viraston vahtimestari osasi kertoa, että remppaa on alakerrassa tehty. Seuraavaksi viraston siivoja kertoi oudosta järjestelystä, että hänen siivouskomeroonsa on ilmestynyt ovi viereiseen huoneeseen. Ennen huoneen ovi sijaitsi käytävän varrella mutta remonttia tehdessä ovi oli poistettu. No huoneesta suojamuovin alta löytyi kadonnut tietokone, jonka kuvaruudulta löyti messageboxi tekstillä : A = 1

Käyttäjän JukkaKeskinen kuva
Tapio Keskinen

En olisi kovinkaan huolissani noista koneista, vaan niiden koneiden kiintolevyjen sisällöstä.

Ei kunnan taloutta korjata muutaman kympin arvoisella vanhentuneella tekniikalla, mutta tietoturva on takuulla uhattuna.

Marko Räsänen

Mikäli tietoturva on noin levällään niin eipä paljoa mahdollinen tietovuoto paljoa vaikuta.

Toivotaan, että joku lataa ne kovojen sisällöt johonkin wikileaks-palveluun. Saadaan sitten ihastella Espoon byrokratian ja taloudenpidon leväperäisyyttä. Toivottavasti kukaan ei kuitenkaan levitä mitään henkilökohtaisia tietoja. Julkishallinon tietojen pitäisi olla muutenkin vapaasti tutkittavissa pl. henkilöihin liitettävissä olevat.

Käyttäjän topira kuva
Topi Rantakivi

Onhan niitä tavallisia arkaluontoisia papereitakin heitetty johonkin roskikseen ja joku sivullinen on nähnyt ne paperit sekä ilmoittanut asiasta viranomaisille tietoon.

Muistaakseni asia koski potilastietojen kansioista, ne oli ihan oikeasti heitetty sinne roskienkeräykseen silvoutumatta taikka silpuematta.

Tapauksesta taitaa aikaa olla jotain muutama vuosi sitten.

Käyttäjän topira kuva
Topi Rantakivi

Huomenta. Tietoturvasta voidaan olla montaa mieltä. Esimerkiksi muutamien tahojen koneista löytyi tyhjennyksistä huolimatta arkaluontoisia asioita, minkä minä asiallisesti tyhjensin kokonaan ja jälkeenpäin ei löytynyt enää.

Ne tyhjennykset oli tehty perinteisillä formatoinnilla ja asenna käyttöjärjestelmä. Aika heikkoa hommaa. Ihmetyttää vaan se, että jos minä en pääse kaupungeille tekemään hommia, niin millä kevyeillä hakemisilla ne toiset pääsevät? Korruptio? Hyvävelijärjestelmä?

Jyrki Paldán

Hankintaosastolla on ilmeinen henkilöstöpula, mutta nyt taitaa olla vähän väärä hetki palkata lisää henkilöstöä ettei perskeko revi p*****tään.

Toimituksen poiminnat

Tämän blogin suosituimmat kirjoitukset