*

Amos Ahola Kohtuus kaikessa, kohtuudessakin.

Tietotyökalu tulee tappamaan sähköpostin

  • Tietotyötä ei voi tehdä sosiaalisella medialla, kuvassa tietotyökalu.
    Tietotyötä ei voi tehdä sosiaalisella medialla, kuvassa tietotyökalu.

Alkuun varoitus, tämä kirjoitus voidaan tulkita mainokseksi, jos se sinua harmittaa, pyydän lopettamaan lukemisen tähän.

---

Sähköposti on keksitty vuonna 1982, sitä käyttää 2,6 miljardia ihmistä, ja päivässä liikahtaa noin 200 miljardia sähköpostia.

On todennäköistä, että valtaosa teistä lukijoista käyttää sähköpostia päivittäisessä työssään, ja yhtä todennäköistä, että valtaosa teistä on tilanteeseen tyytyväinen. Aivan kuten kirjeisiin oltiin tyytyväisiä ennen sähkeiden keksimistä (1846), ja sähkeisiin aina faksin keksimiseen saakka (1964).

Olen työskennellyt erään suomalaisen teollisuuskonsernin verkkoviestintätiimin vetäjänä vuodesta 2011 saakka, ja noin kolme vuotta aihetta pohdittua ymmärsin kuinka huono työkalu sähköposti oikeasti on tietotyön tekemiseen. Sähköposteissa oleva tieto ei ole kenenkään löydettävissä, ja se kävelee ihmisten kanssa ovesta ulos, jonka lisäksi jokainen sähköpostin käyttäjä keksii pyörän uudelleen työtapojen muodossa (viestien arkistointi tai poistaminen, merkkaaminen luetuksi jne.), osa paremmin, mutta monelta pyörä jää todella kanttiseksi, ja työaikaa menee valtavasti hukkaan.

McKinseyn mukaan tietotyöläiset käyttävät noin puolet työajastaan sähköpostin tai tiedon etsimisen parissa. Tutkimuksen mukaan sähköpostista luopuminen voisi kasvattaa tietotyöntekijöiden tuottavuutta jopa 25%. En itse usko noin suureen lukuun, mutta 5% lisäys on ihan mahdollinen, ja kun se kerrotaan 500+ miljoonalla tietotyöntekijällä, niin sähköpostin tappaja käärii hyvät rahat.

Tämä mammutti mielessä perustimme yhtiökumppanini kanssa Collaboration Objectsin vuonna 2014, ja saimme tuotteen ulos 2015 taitteessa. Näyttää siltä, että meille tulee jonkun verran kiire, sillä eilen Microsoft tuli ulos samalla agendalla. Olen kokeillut heidän toteutustaan, ja olen varma että olemme itse ratkaisseet saman ongelman paremmin niin, että se todella lisää tietotyön tuottavuutta, eikä potentiaalisesti vähennä sitä. Toinen kilpailijamme, Slack, kaatuu nimenomaa tähän ansaan.

Sen lisäksi että sähköpostista luopuminen tulee parantamaan yksittäisen työntekijän tuottavuutta, se antaa myös mahdollisuuden tarkastella organisaation kuormittuneisuutta reaaliajassa, joka mahdollistaa myös tietotyön johtamisen huomattavasti nykyistä läpinäkyvämmin.

Vaikka sähköpostista luopuminen voi tuntua utopialta, se päivä on joka tapauksessa edessä ennen vuosikymmenen vaihdetta, ja organisaatiosi on saattanut jo ottaa ensimmäiset askeleet siihen suuntaan erilaisten ratkaisujen muodossa - jos ei työelämässä, niin siviilipuolella.

Facebook on nimittäin korvannut sähköpostin lähes kaikissa vapaa-ajan projektien järjestelyssä - tupaantuliaisista luodaan eventti, jonne kutsutaan tarvittavat ihmiset, jotka kirjoittavat seinälle, josta tiedot ovat myös tulevien jäsenten luettavissa.

Vaikka ylätason idea on sama, sama toteutus (esim. Yammer) ei toimi työelämässä, missä informaation määrä on helposti satakertainen, asioiden prioriteetit erilaisia ja yhtäkään viestiä ei vahingossa pidä jättää lukematta. Juuri tässä on ratkaisumme vahvuus, työtapa ei juurikaan muutu siitä mihin olemme esim. Outlookissa tottuneet, vaan pellin alla oleva logiikka muuttuu nykypäivää vastaavaksi, jossa informaatio on löydettävissä ja automaattisesti oikein strukturoituna.

 

Jos etsit loikkaa tietotyön tuottavuuteen organisaatiossasi, niin pyydän olemaan yhteydessä - Tulen mielelläni asiasta keskustelemaan. Työkalut ovat tietysti vain se triviaali osa, kulttuurimuutoksen eteen saa jo jonkun verran nähdä vaivaakin.

Amos Ahola
Toimitusjohtaja, Collaboration Objects Software
amos.ahola@collaborationobjects.com
+358401823844

tai vaihtoehtoisesti voit kokeilla tuotteen demoa itse (sisäänkirjautumista ei vaadita): https://demo.collaborationobjects.com/nologin_demo

Jos demo miellyttää, voit polkaista organisaatiollesi pystyyn ilmaisen ympäristön tästä:
https://app.collaborationobjects.com/signup/

Piditkö tästä kirjoituksesta? Näytä se!

2Suosittele

2 käyttäjää suosittelee tätä kirjoitusta. - Näytä suosittelijat

NäytäPiilota kommentit (1 kommentti)

Käyttäjän JoonasHelander kuva
Joonas Viktor

Näyttää mielenkiintoiselta sovellukselta!

Tulevaisuus on varmasti tiedon hyödyntämisessä. Varsinkin niissä sovelluksissa jotka helpottavat ihmisien toimintaa tietotulvassa. Kykenevät tiivistämään ja tarjoamaan mahdollisuuden selata laajan aineiston nopeasti, helposti ja tehokkaasti.

Toimituksen poiminnat

Tämän blogin suosituimmat kirjoitukset